INFORMATIVA A CLIENTI E FORNITORI PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi del Reg. Ue 2016/679 e del Codice della privacy mod. dal d.lgs.101/2018
(aggiornata al 14.11.2018)

Mastandrea Tommaso, in qualità di titolare della omonima ditta, con sede legale in Via Crocifisso 29, 70054 Giovinazzo, P.IVA 02116110723, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (in seguito anche “Titolare”) ai sensi del Regolamento UE 2016/679 e del Codice della privacy come mod. dal d.lgs. 101/2018, la prega, prima di fornire i dati personali che La riguardano in quanto “Interessato”, di leggere attentamente la presente informativa. 
A tal fine, La informa che tratterà i suoi dati personali, in via manuale e/o con il supporto di mezzi informatici, per finalità determinate, esplicite e legittime come di seguito indicate, in modo lecito, corretto, trasparente e sicuro, nel rispetto dei principi di adeguatezza, esattezza, pertinenza e minimizzazione dei dati, garantendone adeguata sicurezza e protezione, mediante misure tecniche e organizzative appropriate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.

1. Finalità e base giuridica del trattamento

1.1. I dati personali che La riguardano, per i quali ha rilasciato espresso ed inequivocabile consenso, saranno trattati nell’ambito dei servizi di fornitura, customizzazione, progettazione, realizzazione, installazione, manutenzione, riparazione e trasporto di mezzi forti e sistemi di sicurezza, videosorveglianza, controllo accessi e sistemi biometrici, duplicazione chiavi a sistema masterizzato, assistenza nella gestione degli impianti e sistemi istallati, assistenza in garanzia per conto di altre aziende del medesimo settore, ai fini della formulazione di preventivi, della gestione delle trattative prenegoziali, della stipula dei contratti con clienti e fornitori e dell’instaurazione, dell’esecuzione e della gestione del rapporto negoziale, delle obbligazioni che dallo stesso traggono origine, dei rapporti commerciali tra Titolare e Interessato, nonché dell’effettuazione di comunicazioni, sia con mezzi cartacei che informatici, connesse all’esecuzione del rapporto negoziale tra Titolare e Interessato.

La prestazione del consenso al trattamento per le finalità di cui sopra costituisce requisito necessario per la conclusione del rapporto negoziale e senza di esso non sarà possibile dare seguito a quanto richiesto e contrattualmente previsto.

1.2. Il Titolare, previa acquisizione di Suo specifico e distinto consenso, potrà ricorrere al trattamento dei suoi dati personali anche per le seguenti finalità, diverse da quelle di cui al punto 1.1. della presente informativa:

• invio, tramite email, posta, sms, contatto telefonico, newsletter, di comunicazioni commerciali e/o promozionali o di materiale pubblicitario e/o informativo sui servizi e i prodotti forniti dal Titolare e da aziende e società del medesimo settore gestite o partecipate dal Titolare (marketing diretto);

• invio, tramite email, posta, sms, contatto telefonico, newsletter, di comunicazioni commerciali e/o promozionali o di materiale pubblicitario e/o informativo sui servizi e prodotti di aziende e professionisti del medesimo settore e di settori affini a quello del Titolare (marketing indiretto);

• analisi statistica dei prodotti e servizi venduti e della composizione e tipologia della clientela. Il consenso alle finalità di cui sopra è facoltativo e non è necessario per le finalità di trattamento relative all’instaurazione, esecuzione e gestione del rapporto contrattuale di cui al punto 1.1. della presente informativa.

1.3. I Suoi dati personali, comunque acquisiti, saranno oggetto di trattamento da parte del Titolare ove ciò risulti necessario per perseguire le seguenti finalità:

• esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte, compresa l’effettuazione dellecomunicazioni di servizio, ed esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;

• adempimento di un obbligo legale cui è soggetto il Titolare del trattamento, compresi gli obblighi relativi alla fatturazione, alla tenuta dei registri e dei libri contabili, all’elaborazione della contabilità ai fini delle imposte;

• perseguimento dei legittimi interessi del Titolare rappresentati da: tutela del patrimonio e dell’immagine aziendale, anche attraverso l’uso di sistemi di videosorveglianza; creazione e mantenimento di una anagrafe clienti e fornitori e dell’archivio dei relativi fascicoli; archiviazione delle commesse al fine di poter dimostrare le esperienze pregresse e le competenze acquisite dal Titolare per la partecipazione ad appalti, bandi di gara, affidamenti di incarichi di vario genere, pubblici e privati; tutela dei diritti e degli interessi del Titolare.

1.4. I dati personali che La riguardano potranno, in ogni caso, essere oggetto di ulteriore trattamento per finalità diverse da quelle per le quali i predetti dati sono stati inizialmente ed in qualunque modo raccolti, purché tali finalità siano compatibili con le finalità iniziali. 

2. Modalità di trattamento

2.1. In relazione alle finalità di cui al punto 1 della presente informativa il trattamento dei Suoi dati personali avverrà attraverso l’ausilio di strumenti informatici e/o su supporto cartaceo, in ogni caso con strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza. I dati verranno trattati in locali protetti con sistemi di sicurezza, con accesso esclusivo del titolare e di personale autorizzato e verranno protetti mediante l’utilizzo di backup regolari su due dischi esterni ridondanti e backup giornaliero su server separato sito in area protetta dell’azienda; la manutenzione e l’aggiornamento dei sistemi informatici saranno gestiti da personale autorizzato interno all’azienda; i dati personali saranno coperti da appositi accordi di riservatezza stipulati col personale dell’azienda. 
In particolare, relativamente ai dati acquisiti dai sistemi di videosorveglianza o inseriti nei sistemi di accesso forniti o istallati dal Titolare o di cui il Titolare curi la manutenzione, si precisa che gli stessi non sono oggetto di trattamento da parte del Titolare, ma esclusivamente del cliente; l’attività del Titolare in tali casi consiste esclusivamente nella assistenza presso il cliente nella esecuzione delle operazioni di accesso, estrazione e trasmissione dei dati, fornendo le relative istruzioni agli operatori appositamente adibiti a tali attività dal cliente. Le credenziali di accesso ai sistemi di videosorveglianza, sicurezza e di accesso forniti o istallati dal Titolare o di cui il Titolare curi la manutenzione non sono in nessun caso comunicate al Titolare o ai suoi dipendenti, anche in occasione delle attività di manutenzione e assitenza.

2.2. I Suoi dati saranno trattati sia dal Titolare sia da suoi collaboratori, nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni ricevute, sempre e solo per il conseguimento delle specifiche finalità indicate nella presente informativa e in osservanza alle disposizioni di legge nazionali e comunitarie vigenti. Per taluni servizi il Titolare potrà avvalersi di soggetti terzi che svolgeranno, per suo conto e secondo le sue istruzioni, eventualmente anche dall’estero, attività di natura tecnica, organizzativa e operativa, compresi i servizi di amministrazione e segreteria, i quali saranno svolti esclusivamente all’interno dell’azienda.

2.3. Quanto ai tempi di conservazione dei dati personali:

• I dati relativi alla formulazione dei preventivi saranno conservati per un anno dalla scadenza del periodo di validità del preventivo; nel caso in cui al preventivo segua la stipula del contratto, il preventivo verrà conservato unitamente allo stesso;

• I dati relativi alla stipula del contratto ed alla sua gestione ed esecuzione saranno conservati per il tempo corrispondente alla durata dello stesso o della garanzia ad esso connesso, salvo l’ulteriore periodo di tempo previsto dalla normativa sulla Conservazione documentale o da specifici obblighi contrattuali;

• I dati necessari all’invio del materiale pubblicitario e informativo del Titolare e/o di aziende e professionisti di settori affini saranno conservati per 10 anni, salvo l’ulteriore periodo di tempo previsto dalla normativa sulla conservazione documentale o da specifici obblighi contrattuali;

• I dati necessari ai fini della analisi statistica dei prodotti e servizi venduti dal Titolare e della tipologia di clientela saranno conservati per 10 anni;

• I dati necessari alla effettuazione di comunicazioni di servizio saranno conservati per 10 anni, salvo il maggior tempo corrispondente alla durata del contratto o della garanzia ad esso connessa;

• I dati necessari alla dimostrazione delle competenze e delle attività pregresse del titolare saranno conservati per 10 anni;

• I dati anagrafici saranno conservati per 10 anni, salvo il maggior tempo corrispondente alla durata del contratto o della garanzia ad esso connessa;

• I dati contenuti nell’archivio dei fascicoli di clienti e fornitori saranno conservati per 10 anni, salvo l’ulteriore periodo di tempo previsto dalla normativa sulla conservazione documentale o da specifici obblighi contrattuali;

• I dati acquisiti ai fini della tutela del patrimonio e dell’immagine del titolare saranno conservati per il tempo previsto dalle autorizzazioni dell’autorità competente, salvo i termini ulteriori autorizzati dalla pubblica autorità. 

In ogni caso i Suoi dati saranno conservati per il periodo di tempo determinabile in funzione di disposizioni di legge, compresi gli obblighi inerenti alla fatturazione e alla tenuta delle scritture contabili. In particolare, i Suoi dati saranno conservati per il tempo necessario per accertare, esercitare o difendere in sede giudiziale o stragiudiziale un diritto del Titolare derivante dal contratto o dai rapporti commerciali, ad esso connessi, tra lo stesso e l’Interessato, ai sensi della normativa applicabile.

2.4. I Suoi dati potranno essere comunicati a soggetti, interni o esterni e diversi dal Titolare, sia per eseguire trattamenti per conto del Titolare e/o per finalità tecniche, amministrative e contabili connesse alla sua attività, sia per conseguire proprie finalità, in particolare alle seguenti categorie di soggetti:

• Professionisti, tecnici e società incaricate dal Titolare dell’esecuzione dei trattamenti per finalità operative, tecniche, fiscali e contabili connesse alla sua attività, comprese le finalità di segreteria e gestione amministrativa delle commesse e dei fascicoli dei clienti e dei fornitori, collaborazione ed assistenza tecnica nella esecuzione delle commesse, gestione delle spedizioni, tutela dei diritti e degli interessi del titolare;

• fornitori di servizi di installazione, assistenza e manutenzione di impianti e sistemi informatici e telematici e di tutti i servizi funzionalmente connessi e necessari per lo svolgimento dell’attività del Titolare, compresa la gestione e l’aggiornamento del sito web aziendale;

• aziende e professionisti di settori affini a quello del Titolare;

• aziende e società del medesimo settore di quello del Titolare, gestite o partecipate dal Titolare medesimo;

• fornitori di polizze assicurative a copertura dei rischi connessi all’utilizzo dei mezzi aziendali e dei danni derivanti dall’attività d’impresa, inclusa la copertura assicurativa dei dipendenti;

• banche, istituti finanziari o altri soggetti ai quali la comunicazione dei suddetti dati risulti necessaria allo svolgimento dell'attività del Titolare;

• amministrazioni pubbliche e potenziali clienti privati ai fini della dimostrazione delle competenze e delle attività pregresse del Titolare, anche in occasione della partecipazione a gare e bandi, pubblici e privati;

• autorità pubbliche ed amministrazioni a cui i dati personali sono comunicati conformemente ad un obbligo legale, cui è soggetto il Titolare, ai fini dell’esercizio della loro missione istituzionale, quali ad esempio autorità fiscali e doganali e di pubblica sicurezza, o ai fini della tutela del patrimonio e dell’immagine dell’azienda.

I dati personali acquisiti non saranno soggetti a diffusione.

3. Trasferimento all’estero dei dati personali oggetto di trattamento

 I Suoi dati personali oggetto di trattamento potranno essere trasferiti a Paesi terzi o organizzazioni internazionali nel rispetto, in ogni caso, di adeguate garanzie ai sensi della normativa applicabile e degli accordi internazionali vigenti in presenza di una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea.
Il trasferimento potrà comunque lecitamente avvenire, anche in assenza della predetta decisione di adeguatezza, nelle ipotesi previste dal Reg. UE 2016/679.
L’Interessato ha diritto di ottenere copia dei dati detenuti all’estero e di ottenere informazioni circa il luogo dove tali dati sono conservati facendone espressa richiesta al Titolare, allegando contestualmente copia del documento di identità, a mezzo di:

• raccomandata a/r indirizzata a Mastandrea Tommaso, via Crocifisso 29, 70054 Giovinazzo (Ba)

• email al seguente indirizzo di posta elettronica PRIVACY CHIOCCIOLA MTSICUREZZA.IT

4. Diritti dell’Interessato e modalità di esercizio

In merito ai Suoi dati personali Lei potrà, in ogni momento, conoscere quali dati siano oggetto di trattamento da parte del Titolare, la loro origine e come vengono trattati. Inoltre, Lei potrà esercitare i seguenti diritti:

4.1. Il diritto di ricevere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, ove ciò non leda i diritti e le libertà altrui, di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di propri dati e, in tal caso, il diritto di ottenere l’accesso ai propri dati (diritto di accesso).

4.2. Il diritto di ottenere la rettifica, senza giustificato ritardo, e l’integrazione dei Suoi dati personali tenuto conto delle finalità del trattamento (diritto di rettifica e diritto di integrazione).

4.3. Il diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi dati, senza ingiustificato ritardo, se sussiste uno dei seguenti motivi: i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; l’Interessato revoca il consenso al trattamento dei dati e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; l'Interessato si oppone al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare o necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di Terzi e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento; i dati personali sono stati trattati illecitamente; i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il Titolare del trattamento (diritto alla cancellazione o diritto all'oblio).

4.4. Il diritto di ottenere, limitatamente a quanto consentito dai mezzi informatici attualmente in commercio, la limitazione del trattamento nei casi in cui: si contesti l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al Titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati; il trattamento è illecito e l'Interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali; benché il Titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; l’Interessato si è opposto al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare o necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di Terzi, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato (diritto alla limitazione).

4.5. Il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità www.garanteprivacy.it (diritto di reclamo).

4.6. Qualora i dati personali siano trattati con mezzi automatizzati, il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune, leggibile da dispositivo automatico, i Suoi dati personali forniti al Titolare del trattamento ed eventualmente trasmetterli a un altro Titolare del trattamento, quando il trattamento si basi sul consenso o sia necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte; ove tecnicamente possibile, l’Interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati da un Titolare del trattamento ad un altro (diritto alla portabilità).

4.7. Il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali, in particolare, tra gli altri, nei seguenti casi: quando, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare o è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di Terzi e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento (diritto di opposizione).

4.8. Il diritto di revocare il consenso, in qualsiasi momento; l’esercizio di tale diritto non può pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. Dall’esercizio di tale diritto può derivare l’impossibilità per il Titolare di poter adempiere ad obblighi legali o contrattuali (diritto di revoca). 

4.9. Il diritto a ricevere comunicazione della violazione dei propri dati nei casi previsti dal Reg. 679/2916. 

 5. Modalità di esercizio dei diritti

L’Interessato potrà, in qualsiasi momento, secondo le modalità previste dal Regolamento UE 2016/679, esercitare i diritti di cui al punto 4 della presente informativa e ricevere tempestivo riscontro in proposito.
In particolare il Titolare fornirà le informazioni relative all’azione intrapresa dall’Interessato senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro 1 mese dal ricevimento della richiesta; tale termine potrà essere prorogato di 2 mesi, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Di tale eventualità l’Interessato dovrà essere informato. 
Nel caso in cui il Titolare non ottemperi alla richiesta dell’Interessato dovrà informare lo stesso dei motivi ostativi all’ottemperanza e della possibilità di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e di proporre ricorso giurisdizionale.
Il Titolare può rifiutarsi di dar seguito alle Sue richieste se queste sono sproporzionate.
Per l’esercizio dei Suoi diritti e per assumere informazioni più dettagliate circa i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i Suoi dati sono stati comunicati o che ne sono venuti a conoscenza può inviare apposita richiesta allegando contestualmente copia del documento di identità, a mezzo di:

• raccomandata a/r indirizzata a: Mastandrea Tommaso, via Crocifisso 29, 70054 Giovinazzo (BA)

• email al seguente indirizzo di posta elettronica: PRIVACY CHIOCCIOLA MTSICUREZZA.IT

6. Gestione delle modifiche apportate alla presente informativa

I termini indicati nella presente informativa potrebbero subire variazioni nel tempo, anche in considerazione della volontà del Titolare di trattare ulteriormente i Suoi dati personali per finalità diverse da quelle per cui sono stati inizialmente raccolti. Laddove ciò avvenisse, sarà onere del Titolare rendere disponibile qualsiasi modifica apportata alla presente informativa, comprese le informazioni in merito alle eventuali diverse finalità, rendendone disponibile la versione aggiornata nei locali aziendali, o pubblicandola sul sito internet https://www.mtsicurezza.com

7. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Mastandrea Tommaso, P.I. 02116110723.
Dati di contatto: via Crocifisso 29, 70054 Giovinazzo (Ba)
Email PRIVACY CHIOCCIOLA MTSICUREZZA.IT